12
februari
2019
|
15:50
Europe/Amsterdam

“Digitale factuurverwerking reikt verder dan tijdsbesparing op de administratie”

Meer overzicht, meer transparantie, minder fouten, minder gezoek

Samenvatting

Geen zelfstandige vakschilder, verfwinkel, doe-het-zelfzaak of vastgoedbeheerder in Gelderland, of ze kennen allemaal Van Wijk Verf. Als een van de topspelers in de regio voorziet de Tielse groothandel alle professionals van verf, non-paintproducten en bovenal een goed advies. Met 10.000 inkomende facturen per jaar heeft de administratieve afdeling haar handen vol aan de verwerking, controle en voortgangsbewaking. De factuurverwerkingsoplossing van Konica Minolta neemt de afdeling sinds kort het nodige werk uit handen.

Arbeidsintensief en foutgevoelig proces
Groepscontroller Marieke Vermeer weet het nog goed: “Nog niet zo lang geleden verwerkten we alle inkomende facturen handmatig. We zetten alle facturen in een Excel-overzicht, gaven ze daar een volgnummer en om ze vervolgens handmatig in ons ERP-systeem in te geven. Vervolgens verspreidden we de facturen via postvakjes voor goedkeuring door de budgethouders. Een arbeidsintensief en foutgevoelig proces, waarbij regelmatig facturen kwijtraakten.”“En dan heb ik het nog niet gehad over al die momenten waarop collega’s, bijvoorbeeld van de inkoop, bij ons op de administratie in de factuurmappen kwamen kijken. Dat was niet alleen voor hen een tijdrovende bezigheid, het zorgde ook voor een bepaalde belasting van de afdeling. Tijd dus om dat aan te pakken.”

Overtuigingskracht
Op basis van de goede ervaringen met de printsystemen van Konica Minolta nam Vermeer ons als kennispartner opnieuw in de arm voor advies over een digitale factuurverwerkingsoplossing. “Ik was van meet af aan overtuigd van de toegevoegde waarde ervan voor ons bedrijf, maar moest intern de handen nog op elkaar weten te krijgen. De tijds- en arbeidsbesparing voor de administratieve afdeling, die de verwerkingsoplossing tot gevolg zou hebben, werd matig enthousiast ontvangen. Maar toen ik vertelde dat we ook alle contractafspraken – van wagenpark tot huurcontracten – ermee kunnen vastleggen, de factuurstatus kunnen volgen, en makkelijk in alle facturen kunnen zoeken, was iedereen al snel om.”

Inmiddels werkt Van Wijk Verf alweer enige tijd met de factuurverwerkingsoplossing van Konica Minolta. “De meeste facturen komen nu binnen op ons speciale e-mailadres voor facturen. Image capturing en OCR-software zorgt ervoor dat deze automatisch worden ingelezen. Een enkele papieren factuur scannen we via ons Konica Minolta-printsysteem. Aanvankelijk hebben we wel wat tijd moeten investeren om het systeem de lay-out van alle leveranciersfacturen bij te brengen. Waar staan welke gegevens? Dat inleren van het systeem ligt nu grotendeels achter ons.”

 

De hele organisatie profiteert. Dankzij de zoekmogelijkheden hoeft niemand meer factuurmappen door te spitten.
Marieke Vermeer | Groepscontroller

Kostengerelateerde facturen
“De verwerkingssoftware biedt mij en mijn administratiecollega’s de kans om alle facturen eerst in te zien, voordat ze in onze ERP-omgeving worden gezet. Zo kunnen we altijd een eerste controle doen. Kostengerelateerde facturen worden vervolgens in circulatie gebracht. Budgethouders kunnen ze op het scherm afkeuren of goedkeuren. Bij goedkeuring wordt de factuur klaargezet voor betaling.”

Vol lof
Vermeer kijkt tevreden terug op het implementatietraject: “We hebben de factuurverwerkingsoplossing stap voor stap ingevoerd. Eerst binnen onze eigen afdeling, zodat we daarna met vertrouwen de rest van de organisatie konden meenemen. We hebben tot nu toe alleen maar lof geoogst. Mensen roemen de eenvoud en de zoekmogelijkheden. Zelf ben ik heel enthousiast over de foutloze verwerking. We zitten nu op een foutkans van slechts 1%.”

Wat tijds- en arbeidsbesparing betreft vindt Vermeer dat “je eigenlijk verder moet kijken dan alleen die ene fte (fulltime-equivalent) die we hier op de administratie kunnen besparen. Als je ziet hoeveel tijd collega’s van andere afdelingen besteedden aan hun zoektocht naar de juiste factuur, dan levert die investering veel meer op.”

Uitdaging
Digitaliseren/verbeteren van het factuurproces, waarbinnen administratieve medewerkers en budgethouders nu jaarlijks 1500 kostengerelateerde en straks ook 8500 inkoopfacturen verwerken en goedkeuren; vergroten inzicht in factuurstatus en voortgang; besparing van tijd/kosten/fte’s door verregaande automatisering (beperking handmatige handelingen)

Oplossing
Factuuroplossing met OCR-herkenning en met verwerkingssoftware die het proces van binnenkomst van papieren en digitale facturen tot en met de verwerking en betaalbaarstelling ervan in de ERP-omgeving regelt; naadloos geïntegreerd met de bestaande ERP-omgeving

Voordelen
Meer overzicht in, en grip op, het factuurverwerkingsproces, meer inzicht in de financiële verplichtingen, minder fouten, minder fysieke opslagruimte (lees: mappen), snellere goedkeuringsprocessen, efficiëntere inzet van administratieve medewerkers; lagere belasting van de administratieafdeling, omdat de informatie toegankelijker is voor medewerkers