12
Février
2019
|
09:51
Europe/Amsterdam

Comment les entreprises vont-elles gérer l'information à partir de 2019 ?

Résumé

Bien que les données soient aujourd'hui considérées comme la ressource la plus précieuse, leur simple accumulation (pratique actuellement très répandue à l'ère du post-Big Data) ne génère pas de valeur en soi. Bien au contraire, l'accumulation des informations nouvelles et anciennes dans les entrepôts de données ralentit et complique les processus.

2019 marque un tournant avec le passage de systèmes impliquant un contenu volumineux et encombrant à des solutions de micro-services simplifiant la gestion de l'information, principalement au sein des systèmes existants. Alors que les réglementations nationales et internationales gagnent en complexité, ces solutions vont permettre d'« intégrer » la conformité. L'automatisation des processus par la robotique (RPA) va devenir un composant clé de ces solutions pour garantir une gestion efficace de la multitude de tâches et de documents hébergés dans le cloud ou sur site.

Toutes les solutions doivent avoir une caractéristique commune : permettre aux entreprises d'exploiter leurs données, selon leurs conditions et en fonction du niveau de compétence de leurs employés. La facilité d'utilisation représente par conséquent un aspect majeur. Ces solutions pourraient même les aider à créer leurs propres applications.

Les experts informatiques de Konica Minolta vous présentent les principales tendances et développements attendus dans le domaine de la gestion intelligente de l'information.

1. Transition de systèmes ECM monolithiques à des micro-services
L'an dernier, lorsque Gartner a déclaré « l'ECM est mort »[1], cela ne signifiait pas qu'il n'était plus nécessaire de gérer le contenu. En réalité, au vu de la croissance exponentielle des données et de leur complexité grandissante, c'est précisément l'inverse qui se produit. La gestion intelligente de l'information dans les entreprises est plus que jamais nécessaire. En effet, Gartner a mis en évidence un phénomène qui va influencer le secteur en 2019 et le remodeler dans les années à venir : les solutions ECM monolithiques complètes volumineuses dans lesquelles toutes les données sont téléchargées et gérées pour un large éventail d'applications ont atteint leurs limites de fonctionnalités et de réponse à la demande du marché. En revanche, les micro-services dédiés qui ciblent et satisfont des besoins métiers spécifiques et exploitent les données là où elles se trouvent sont prometteurs. Ils reflètent ce que recherchent de plus en plus les entreprises agiles du monde entier, à savoir des solutions rapides optimisées pour un usage spécifique et compatibles avec les systèmes existants, par opposition aux systèmes étendus qui nécessitent une refonte chronophage de l'ensemble des installations. Le besoin de flexibilité donne également un avantage aux solutions par abonnement ou de paiement à l'utilisation, en allégeant davantage les modèles économiques des clients. Konica Minolta s'attend à ce que ce phénomène modifie profondément le paysage du marché de la gestion de l'information dans les années à venir. Au lieu d'utiliser un système homogène, les entreprises vont travailler avec un ensemble de solutions de gestion de l'information hétérogènes mais compatibles.

2. Convivialité
Autrefois, les fournisseurs de solutions ECM pouvaient compter sur la volonté des utilisateurs d'apprendre à maîtriser parfaitement leurs logiciels. L'ère de l'apprentissage sans remise en question des compétences liées aux outils est révolue. En partie en raison de leur complexité, de nombreuses solutions dans le domaine de la gestion de l'information sont loin d'être intuitives. Néanmoins, les experts de Konica Minolta insistent sur le fait que l'entreprise a aujourd'hui besoin d'outils grand public simples et transparents pour les travailleurs du savoir. La convivialité est devenue essentielle. Face à une pénurie de main-d'œuvre qualifiée qui devrait aboutir à environ un million d'emplois vacants en Europe d'ici 2020[2], il est impératif que les employés se concentrent sur leurs tâches principales et soient productifs. Aussi, il devient de moins en moins viable de leur imposer une formation longue et fastidieuse à l'utilisation d'outils peu efficaces. Quelle que soit la complexité d'un système du point de vue du backend, il doit proposer une utilisation aussi instinctive qu'une application grand public bien programmée pour smartphone. Cette exigence du client va radicalement redéfinir les solutions créées et utilisées pour gérer l'information en 2019 et les années à venir, les rendant plus faciles d'utilisation.

3. Applications à code de bas niveau et Rapid Application Development (RAD)
À moyen terme, un autre besoin de simplification va également affecter les solutions de gestion de l'information. Les clients souhaitent de plus en plus développer leurs propres applications et solutions à partir des applications et des systèmes fournis. Par exemple, ils peuvent avoir besoin d'une application très spécifique et limitée pour un seul projet. Les clients doivent pouvoir créer leurs applications avec un minimum d'effort. Pour une programmation plus complexe, les fournisseurs de services aideront bien entendu leurs clients. Ces développements sont appelés à accélérer considérablement la disponibilité des solutions de gestion de l'information.

4. Ce n'est pas la fin du RGPD
Cependant, les défis liés au RGDP et à la conformité en général continueront d'avoir un impact considérable sur les solutions de gestion de l'information des entreprises dans les années à venir. L'une des questions clés à propos du débat « stockage cloud/sur site » concerne l'emplacement de stockage des données. Une enquête réalisée par Konica Minolta montre que 29 %[3] des entreprises se sont appuyées principalement sur la gestion de contenu et de processus sur site peu avant l'introduction du RGPD. Le RGPD a semé le doute en ce qui concerne les services cloud, car de nombreuses entreprises ne savent pas exactement où sont stockées les données dans le cloud. Restent-elles au sein de l'UE et par conséquent sous le contrôle du RGPD ? Ou sont-elles transférées vers des serveurs externes et donc soumises à d'autres lois telles que le Patriot Act ? Les clients exigent de la clarté de la part de leurs fournisseurs, lesquels devront fournir à leurs clients les solutions qui correspondent exactement à leurs besoins. La conformité occupera une place de choix dans les discussions relatives au cloud au cours des prochaines années. De plus, le RGPD va intensifier le débat autour de la gestion de l'information d'une autre manière. En effet, cette législation réglemente toutes les informations, et pas seulement les données numériques. De fait, le frein que représentent les processus manuels de gestion des documents (et plus particulièrement des documents papier) à l'efficacité des processus métiers devrait renforcer le besoin en nouvelles solutions de gestion de l'information en 2019 et au-delà. La gouvernance automatisée rendue possible par ces solutions sera donc essentielle. Les technologies sémantiques et de classification automatique permettront d'éliminer autant que possible le facteur humain de la gouvernance, réduisant à la fois les ressources nécessaires et le risque d'erreurs. Les outils de recherche intelligents représentent un autre composant primordial de la gestion intelligente de l'information pour résoudre ce problème. Ils aident les utilisateurs à identifier rapidement et intuitivement les documents pertinents sur l'ensemble des systèmes. Les technologies sémantiques et de classification automatique, ainsi que les outils de recherche intelligents, sont un bon exemple de l'importance des solutions de gestion intelligente de l'information pour la conformité au RGPD. Ces solutions offrent en outre bien d'autres avantages. Les nouveaux systèmes dotés de processus automatisés et de puissants outils de recherche d'entreprise améliorent l'efficacité globale des processus et des flux de travail, et par conséquent la réussite de l'entreprise.

5. L'automatisation des processus par la robotique (RPA) basée sur l'intelligence artificielle
La technologie RPA va représenter le moteur de l'automatisation et faire couler beaucoup d'encre en 2019. S'agissant d'une technologie régie par une logique métier et une structuration des entrées, et visant à automatiser les processus métiers et le traitement des données, la RPA est un « partenaire idéal » pour gérer l'information des entreprises. Les processus de gestion documentaire basés sur des règles peuvent être automatisés, dispensant ainsi les employés des tâches manuelles fastidieuses et répétitives, comme la saisie de données ou de métadonnées. Ils peuvent ainsi consacrer plus de temps aux clients ou à d'autres tâches à valeur ajoutée. Cette technologie permet de capturer et d'interpréter les saisies pour traiter une transaction, manipuler les données, déclencher des réponses et communiquer avec d'autres systèmes numériques. Toutefois, pour que la RPA libère tout son potentiel, elle doit s'appuyer sur l'intelligence artificielle (AI) ; l'intelligence des systèmes étant nécessaire à la transmission au robot d'informations correctement structurées. Konica Minolta, par exemple, a déjà collaboré avec ses partenaires fournisseurs afin de s'assurer que ses futures solutions de gestion intelligente de l'information aident ses clients à exploiter ce potentiel, tout en veillant à la satisfaction de leurs besoins en traitement des données.

 

[1]https://blogs.gartner.com/michael-woodbridge/the-death-of-ecm-and-birth-of-content-services/ 

[2] https://www.anderselite.com/solving-the-it-skills-shortage

[3] Enquête de référence de Konica Minolta sur l'ECM, 2018