18
juni
2020
|
12:21
Europe/Amsterdam

Interview – ‘Binnen het onderwijs wordt workflowmanagement belangrijke schakel’

Samenvatting

Door COVID-19 heeft een groot deel van het onderwijs de afgelopen weken noodgedwongen kennisgemaakt met lesgeven op afstand. Veel docenten en studenten hebben hierdoor hun digitale vaardigheden sterk verbeterd. Toch heeft deze trend ook een keerzijde: het vele thuiswerken zorgt voor een onoverzichtelijke groei aan workflows en datastromen. Voor dit probleem is workflowmanagement een veelvuldig genoemd hulpmiddel. Bij Scanshare volgt Johann Fassbender deze ontwikkelingen nauwgezet.

Johann Fassbender houdt zich bij Scanshare onder andere bezig met het digitaliseren van papieren workflows. De huidige COVID-19-crisis maakt het thema workflowmanagement zo mogelijk nog actueler: ‘‘Experts verwachten dat digitaal onderwijs een blijvend effect zal hebben op onze manier van werken, ook na de pandemie. Dat betekent dat onderwijsinstellingen in toenemende mate moeten zorgen dat scandata voor al hun doelgroepen mobiel beschikbaar is en op een verantwoorde en doordachte manier verwerkt en gedeeld wordt’’, aldus Johann Fassbender, General Manager bij Scanshare.

Mobiliteit
Tegelijkertijd ziet hij een aantal trends: ‘‘Het belang van mobiliteit binnen de onderwijsbranche neemt sterk toe. Bij mobility streef je ernaar om data en informatie vanaf elke plek, op elk moment en via elk device beschikbaar te maken. Zeker voor leraren, studenten en ondersteunend personeel is het essentieel dat zij hun werk ook buiten de schoolmuren kunnen voortzetten, waar zij ook zijn.’’

‘‘Daarbij zie ik dat informatie, die voorheen stond opgeslagen in databases of de cloud en alleen vanuit school toegankelijk was, tegenwoordig ook op afstand beschikbaar is. Hoewel onderwijsinstellingen nu langzaam weer openen, is de voorspelling dat er ook na september digitaal lesgegeven wordt. Vooral scholen uit het voortgezet onderwijs, middelbaar beroepsonderwijs en het hoger onderwijs zullen informatie en documenten op afstand blijven delen met hun doelgroepen. Scholen dienen hun digitale workflow hier dus op aan te passen.’’

Fassbender vervolgt: ‘‘Verder blijkt dat veel leraren en docenten worstelen met de vraag hoe zij documenten, zoals lesmateriaal, op een adequate en efficiënte manier mobiel kunnen aanbieden. Het gevolg is dat content nog vaak op de ouderwetse ‘‘analoge manier’’ gedeeld wordt en dat past niet meer bij de huidige tijdgeest. Door middel van een voorgedefinieerd proces, zoals een digitale workflow, is het mogelijk om papieren documenten in te scannen en vervolgens beschikbaar te maken voor de eindgebruikers, de leerlingen.’’

Compatibiliteit
Ten tweede signaleert hij een toename van targetapplicaties en databases binnen onderwijsinstellingen. ‘‘We zien dat scholen met verschillende leerlingregistratiesystemen werken. School A werkt bijvoorbeeld met systeem 1 en is voor de opslag gekoppeld aan Dropbox, terwijl school B draait op systeem 2 en data opslaat in OneDrive.’’

Maar ook binnen onderwijsinstellingen zijn er volgens Fassbender diverse configuraties denkbaar: ‘‘Binnen scholen staat data vaak op verschillende plekken opgeslagen. Dat is dus niet zomaar via elke applicatie beschikbaar. Een onderliggend systeem dat alles centraal organiseert lost dit probleem op. Dan maakt het niet meer uit welk pakket je draait en aan welke database of clouddienst je bent gekoppeld. Je spits de workflow toe op educatie en laat het zelf schakelen tussen database en targetapplicatie.’’

Fassbender gebruikt een opvallende metafoor: ‘‘Zie het als een stekkerdoos; die heb je nodig omdat applicaties uiteenlopende connectoren en aansluitmogelijkheden hebben. Binnen het onderwijs zijn leerlingregistratiesystemen veelgebruikte platformen waar een stekkerdoos voor nodig is.’’

Verificatie
Verificatie is de derde trend die hij noemt: ‘‘Verificatie wordt steeds vaker door scholen toegepast bij het verifiëren van gescande documenten zoals toetsen en offertes. In een verificatieproces van een school controleren (vaak meerdere) verificateurs een gescand document dat door een medewerker is geüpload en is goedgekeurd. Ter bevordering van de productiviteit, is het wenselijk dat het verificatieproces ook onderdeel is van één en dezelfde workflow.’’

‘‘Je richt de workflow daarom in met een module waarin je aangeeft dat er een tweede (of derde) persoon nodig is die goedkeuring geeft. Hierbij is ontzettend veel mogelijk, maar de essentie is: één persoon heeft informatie en de ander keurt het goed, waarna het proces verdergaat. Het grote voordeel is dat je de omvang van de papierstapel binnen de organisatie enorm terugdringt.’’

Maar er zijn ook security-voordelen. ‘‘Net als bij DigiD wordt de authenticiteit van het proces geborgd. Je kunt elke medewerker voorzien van een gebruikersnaam en wachtwoord, die gekoppeld zijn aan een profiel. Met behulp van diverse autorisaties verifieer je de identiteit van de gebruiker en beveilig je het proces. Bovendien kun je een dergelijk systeem zo inrichten dat het volledig AVG-compliant is.’’

Kosten
Corona heeft digitaal onderwijs op afstand in een stroomversnelling gebracht en dat heeft volgens Fassbender in de toekomst gevolgen voor het kostenplaatje van IT-diensten: ‘‘De huidige kostenstructuur van IT-diensten werkt belemmerend voor de flexibiliteit van onderwijsinstellingen. Een IT-dienst sluit je meestal af voor een aantal jaar en dat is een flinke investering, terwijl het in deze tijd onbekend is hoe lang je hem nodig hebt.’’

Hij besluit: ‘‘Als je het mij vraagt hebben scholen, zeker in het specifieke geval van workflowmanagement, baat bij een eenmalige setup fee en variabele kosten die per workflow berekend worden, in plaats van per gebruiker. Op zo’n manier is het bedrag dat je als school betaalt volledig afhankelijk van het aantal voorgedefineerde workflows. Het maakt dan niet uit of er 500 of 5000 mensen gebruik van maken, want je betaalt dan voor het gebruik van de data. Dat houdt het beheersbaar en overzichtelijk.’’


Kom je graag meer te weten over onze workflowoplossingen? Neem dan contact op met één van onze experts via +31 20 658 4100 of marketing@konicaminolta.nl