05
Octobre
2020
|
18:28
Europe/Amsterdam

Une efficacité maximale et une meilleure compréhension grâce à la nouvelle solution de facturation

Success Story Coöperatie Hoogstraten

Résumé

La Coöperatie Hoogstraten n'est pas seulement une plateforme de vente, mais souhaite être une véritable référence de qualité dans le domaine des fruits et légumes. Et un partenaire fiable au sein du secteur. Une ambition qui est renforcée par le chiffre d'affaires record de la coopérative de 242 millions d'euros l'année dernière. Cela implique évidemment un nombre énorme de transactions financières, et l'organisation a donc estimé qu'il était grand temps de rationaliser le processus de facturation, et de mettre en pratique l'une de ses valeurs fondamentales - "nous ne restons pas inactifs".

Chaque année, l'administration reçoit environ 10.000 factures entrantes, qui devaient encore récemment être traitées en version papier. Cela s'appliquait également aux quelques soixante pour cent de factures reçues par courrier électronique : celles-ci étaient imprimées et placées dans des dossiers avec les bons de livraison appropriés. "Cela nous coûtait énormément de temps", explique Seppe De Bont, responsable ICT de ce projet à la Coöperatie Hoogstraten. "Nous avons un très bon système ERP, mais jusqu’il y a peu, nous devions saisir manuellement toutes les informations des factures. J'estime que tout ce travail en commun nous coûte la moitié d'un FTE".

Les tracas engendrés par la paperasserie
Comme dans toute organisation, les factures doivent passer par le processus administratif, y compris les approbations nécessaires. Parce que dans la coopérative, tout cela devait être fait sur papier, et donc aussi physiquement sur le bureau, il fallait parfois beaucoup de temps avant que le bon responsable donne son approbation. Seppe De Bont : "Notre administration manquait également de vue d'ensemble : quelles factures circulaient et quels étaient leurs statuts ? De plus, une partie des factures de certains fournisseurs dont le paiement se faisait par escompte, nous rendait la vie encore plus difficile, car elles devaient également être traitées séparément".

Il était donc grand temps d'investir dans une solution et De Bont a commencé à chercher des partenaires potentiels. "Notre cas n'était pas très compliqué. Nous cherchions surtout une solution se rapprochant de ce que nous connaissions, également au niveau financier et qui était bien conçue au niveau visuel et ergonomie. Nous avons finalement opté pour la solution de facturation de Konica Minolta, qui nous permet également de relier les factures à notre système ERP.

En général, Konica Minolta nous a rendu la vie beaucoup plus facile. Il suffit de regarder l'énorme montagne de papier qui disparaît maintenant.
Seppe De Bont, ICT

Plus rapide et plus transparent
Entre-temps, la solution de facturation est utilisée depuis un certain temps et porte ses fruits. "Le temps de traitement - le temps entre l'arrivée d'une facture et l'entrée dans le progiciel comptable - est devenu beaucoup plus court. Bien sûr, une grande partie de la paperasserie et des saisies manuelles a été éliminée, ce qui en soi offre un énorme soulagement. En outre, les gestionnaires responsables peuvent désormais approuver les factures de n'importe où, car tout est fait numériquement".

La coopérative a également fait un grand pas en avant en termes de clarté et de transparence. Après tout, la solution de facturation de Konica Minolta permet à différents employés de donner leur approbation en un seul flux. De Bont : "Et comme l'historique complet des commentaires est visible par tous et que nous pouvons parfaitement suivre le statut de chaque facture, tout se passe beaucoup plus rapidement et de manière plus transparente. Le fait que l'outil de Konica Minolta soit un système très convivial, que tout le monde peut utiliser immédiatement, aide bien sûr".

"En général, Konica Minolta nous a rendu la vie beaucoup plus facile. Il suffit de regarder l'énorme montagne de papier qui est en train de disparaître. De plus, nous devions auparavant scanner tous ces documents physiques pour nos archives numériques - Maintenant, tout se passe automatiquement de manière numérique et cette étape a disparu. D'ailleurs, le système peut encore se développer. Nous aimerions également attribuer des factures aux projets, ce qui est particulièrement utile pour nos dossiers d'investissement. Nous n'en sommes pas encore là, mais savoir que nous pouvons le faire est rassurant".

Un processus sans heurts
Konica Minolta a abordé l'ensemble du processus par un flux d'analyses, d'études d'interface et de définition, de mise en œuvre, de formation et enfin de livraison et de suivi. De Bont : "Tout s'est passé très bien et tous les collègues ici présents indiquent qu'ils trouvent qu'il est très facile de travailler. Ils ont aussi pleins d'idées pour des projets supplémentaires, alors je vais certainement contacter Konica Minolta bientôt pour en discuter".