12
februari
2019
|
09:37
Europe/Amsterdam

Vooruitblik informatiebeheer bij bedrijven

Samenvatting

Gegevens worden tegenwoordig als het meest waardevolle bedrijfsmiddel beschouwd, maar het simpelweg verzamelen van gegevens, zoals maar al te vaak het geval is bij bedrijven in het voorbije tijdperk van Big Data, levert op zichzelf geen toegevoegde waarde op. In feite zien bedrijven dat hun processen steeds langzamer en gecompliceerder worden naarmate zowel nieuwe als verouderde informatie zich ophoopt in hun datawarehouses.

In 2019 en daarna zal daarom een verschuiving plaatsvinden van systemen met omvangrijke, omslachtige inhoud naar microserviceoplossingen die informatiebeheer vereenvoudigen, met name binnen bestaande systemen. Deze oplossingen zorgen er bovendien voor dat compliance is 'ingebouwd', omdat de nationale en internationale regelgeving steeds complexer wordt. Gerobotiseerde procesautomatisering (Robotic Process Automation, oftewel RPA) wordt een belangrijk onderdeel van dergelijke oplossingen om de overvloed aan taken en documenten efficiënt te beheren, of het nu in de cloud of on-premises is.

Alle oplossingen moeten één kenmerk gemeen hebben: zij moeten bedrijven in staat stellen om met hun gegevens te werken, op hun eigen voorwaarden en aangepast aan het vaardigheidsniveau van hun werknemers. Dit maakt bruikbaarheid tot een belangrijke kwestie. Met deze oplossingen kunnen zij zelfs hun eigen apps bouwen.

De IT-experts van Konica Minolta hebben een overzicht opgesteld van belangrijke trends en ontwikkelingen op het gebied van intelligent informatiebeheer.

1. Verschuiving van monolithische ECM-systemen naar microservices
Toen Gartner vorig jaar verklaarde: "ECM is nu dood"[1], deden zij dit niet om aan te geven dat contentmanagement niet langer nodig was. In feite is precies het tegenovergestelde het geval: intelligent informatiebeheer binnen bedrijven is nu meer dan ooit nodig, omdat de hoeveelheid gegevens steeds groter wordt en de complexiteit toeneemt. In plaats daarvan heeft Gartner een ander fenomeen benadrukt dat de industrie in 2019 zal beïnvloeden en deze in de komende jaren zal veranderen: grote, allesomvattende monolithische ECM-oplossingen waarin alle gegevens voor een groot aantal doeleinden worden geüpload en beheerd, hebben hun grenzen bereikt, zowel wat betreft capaciteit als marktvraag. Speciale microservices die gericht zijn op en voldoen aan zeer specifieke behoeften voor bedrijfsprocessen en die werken met de gegevens hebben echter een groot marktpotentieel. Zij weerspiegelen de realiteit van wat bedrijven in flexibele bedrijfsomgevingen over de hele wereld steeds vaker zoeken: snelle oplossingen die zijn geoptimaliseerd voor een specifiek doel en die kunnen werken met oudere systemen, in tegenstelling tot grote systemen die een resource-intensieve herziening van de complete installatie vereisen. De behoefte aan flexibiliteit zal ook een voordeel bieden voor op abonnement gebaseerde of pay-per-use oplossingen op dit gebied, waardoor de bedrijfsmodellen van de klant verder worden ontlast. Konica Minolta verwacht dat dit in de komende jaren het landschap van de markt voor informatiebeheer drastisch zal doen veranderen. In plaats van één homogeen systeem te gebruiken, werken bedrijven met een reeks van heterogene, maar compatibele oplossingen voor informatiebeheer.

2. Gebruiksvriendelijkheid
In het verleden konden leveranciers van ECM-oplossingen rekenen op de bereidheid van gebruikers om grondig en geduldig te leren werken met hun software. Dit tijdperk van het onbetwist leren van vaardigheden op toolgebied is voorbij. Als gevolg van hun complexiteit zijn veel oplossingen op het gebied van informatiebeheer tegenwoordig niet intuïtief in het gebruik. Toch benadrukken de experts van Konica Minolta dat bedrijven tegenwoordig eenvoudige en transparante tools voor kenniswerkers nodig hebben: bruikbaarheid is een sleutelbegrip geworden. Met een tekort aan geschoolde werkkrachten, waarbij naar verwachting in 2020 ongeveer een miljoen banen in Europa onvervuld zullen blijven[2], is het van cruciaal belang dat medewerkers zich richten op hun kerntaken en het volledige potentieel van hun productiviteit benutten. Het volgen van lange en saaie trainingen of het gebruiken van tools waarmee niet efficiënt kan worden gewerkt, is steeds minder een optie. Hoe complex het systeem ook is vanuit het perspectief van de back-end, het gebruik ervan moet net zo naadloos zijn als werken met een goed geprogrammeerde smartphone-app voor consumenten. Deze klantbehoefte zal tot een ingrijpende verandering leiden van de oplossingen die worden gecreëerd en vervolgens worden gebruikt voor informatiebeheer in 2019 en daarna, waardoor de gebruiksvriendelijkheid toeneemt.

3. Apps met weinig code en Rapid Application Development (RAD)
Op de iets langere termijn zal een andere zakelijke behoefte aan vereenvoudiging eveneens van invloed zijn op oplossingen voor informatiebeheer: klanten willen steeds vaker hun eigen apps en oplossingen kunnen bouwen op basis van de beschikbare applicaties en systemen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een zeer specifieke en beperkte toepassing voor één project. Een en ander moet mogelijk zijn met zo weinig mogelijk inspanning. Wanneer complexere programmering is vereist, zullen dienstverleners hun klanten natuurlijk snel ondersteuning bieden bij het maken van deze programma's. Deze ontwikkelingen zullen de beschikbaarheid van zeer taakspecifieke, gespecialiseerde oplossingen voor informatiebeheer aanzienlijk versnellen.

4. AVG (GDPR) is niet voorbij
De uitdagingen met betrekking tot de AVG en de naleving in het algemeen zullen in de komende jaren echter een sterk effect hebben op de oplossingen voor informatiebeheer van bedrijven. Eén belangrijke vraag, vooral in de discussie over cloud of on-premises, zal betrekking hebben op de opslaglocatie van de gegevens. Uit een onderzoek van Konica Minolta blijkt dat 29%[3] van de bedrijven voornamelijk op on-premises content- en procesbeheer vertrouwden vlak voor de introductie van de AVG. De AVG heeft tot onzekerheid geleid met betrekking tot cloudservices, aangezien veel bedrijven twijfelen over waar de gegevens die zij in de cloud plaatsen worden opgeslagen. Blijven deze binnen de EU en dus onder de controle van de AVG? Of gaan zij naar servers buiten de EU, waardoor zij worden onderworpen aan andere wetgeving, zoals de Patriot Act? Klanten vragen om duidelijkheid van hun leveranciers, die op hun beurt hun klanten exact de oplossingen moeten bieden die aan hun eisen voldoen. Compliance zal nog jaren een belangrijk onderdeel van de discussie over de cloud vormen. En de AVG zal ook de discussie over informatiebeheer op een andere manier intensiveren. Aangezien deze wetgeving namelijk niet alleen digitale gegevens reguleert, maar alle informatie, zal naar verwachting de behoefte aan nieuwe oplossingen voor informatiebeheer in 2019 en daarna toenemen onder druk van de belasting die handmatige documentbeheerprocessen, met name voor documenten op papier, vormen voor de efficiency van bedrijfsprocessen. Geautomatiseerde governance die mogelijk wordt gemaakt door deze oplossingen is hier van essentieel belang. Semantische en automatische classificatietechnologieën zullen helpen om governance zoveel mogelijk te ontdoen van het menselijke element, waardoor zowel de benodigde resources als de kans op fouten worden verminderd. Ook slimme zoektools vormen een cruciaal onderdeel van intelligent informatiebeheer voor het oplossen van deze uitdaging, zodat gebruikers snel en intuïtief relevante documenten kunnen identificeren in het brede scala aan systemen. Semantische en automatische classificatietechnologieën en slimme zoektools zijn een goed voorbeeld van hoe intelligente oplossingen voor informatiebeheer belangrijk zijn voor naleving van de AVG, maar bieden voordelen die verder gaan dan dit. Nieuwe systemen met geautomatiseerde processen en krachtige zoekprogramma's op ondernemingsniveau verhogen de algehele efficiëntie van processen en workflows, en bevorderen daarmee het succes van het bedrijf. De juiste partner vormt hier de sleutel. Konica Minolta zorgt er bijvoorbeeld voor dat alle geïmplementeerde oplossingen zijn ontworpen met het oog op gegevensbescherming en tegelijkertijd de efficiëntie van processen aanzienlijk verhogen.

5. Op AI gebaseerde Robotic Process Automation (RPA)
De drijvende kracht achter automatisering en een technologie die in 2019 steeds meer aandacht zal trekken is RPA (Robotic Process Automation). Als toepassing van technologie die is gebaseerd op bedrijfslogica en gestructureerde invoer en die ernaar streeft bedrijfsprocessen en gegevensverwerking te automatiseren, vormt RPA een "ideale partner" voor bedrijven en hun informatiebeheer. Processen voor documentbeheer op basis van regels kunnen worden geautomatiseerd, zodat werknemers minder saaie, steeds terugkerende, handmatige taken, zoals gegevensinvoer of invoer van metagegevens, hoeven uit te voeren en meer tijd kunnen besteden aan het bedienen van klanten of aan andere werkzaamheden met meer toegevoegde waarde. Met RPA kan input worden vastgelegd en geïnterpreteerd voor verwerking van een transactie, bewerking van gegevens, activering van responsen en communicatie met andere digitale systemen. RPA zal echter pas echt zijn potentieel kunnen ontplooien als gebruik wordt gemaakt van kunstmatige intelligentie (AI). Intelligentie in systemen is nodig om de juiste gestructureerde informatie over te brengen naar de robot.

[1] https://blogs.gartner.com/michael-woodbridge/the-death-of-ecm-and-birth-of-content-services/

[2] https://www.anderselite.com/solving-the-it-skills-shortage

[3] ECM-benchmarkenquête van Konica Minolta, 2018